Politique de confidentialité

RentFlow accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente politique explique quelles données nous traitons, pourquoi, combien de temps et quels sont vos droits, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi « Informatique et Libertés ».

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est RENTFLOW (Société par actions simplifiée (société à associé unique)), 6 rue de la Maison Brûlée, 94100 Saint-Maur-des-Fossés, France. Contact : contact@rentflow-tech.com.

2. Rôles : responsable de traitement et sous-traitant

Pour les données de votre compte (identité, connexion, facturation), RentFlow agit comme responsable de traitement.

Pour les données que vous saisissez sur vos locataires et votre activité locative, vous êtes responsable de traitement et RentFlow agit comme sous-traitant (article 28 du RGPD), pour votre compte et selon vos instructions. Cet encadrement fait l'objet d'un accord de sous-traitance.

3. Données collectées

• Compte & identité : nom, prénom, e-mail, mot de passe (chiffré), organisation / SCI.
• Données de gestion : biens, baux, propriétaires, locataires (identité, coordonnées), loyers, paiements, quittances, états des lieux, documents importés.
• Données techniques : journaux de connexion, adresse IP, données strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.

4. Finalités et bases légales

• Fourniture du service de gestion locative — exécution du contrat / des CGU.
• Gestion des comptes et de la sécurité — intérêt légitime.
• Respect des obligations légales (comptables, fiscales) — obligation légale.
• Communications liées au service — exécution du contrat / intérêt légitime.

5. Destinataires

Les données sont destinées à RentFlow et à ses sous-traitants techniques strictement nécessaires : hébergement de l'application et de la base, stockage des documents déposés, envoi des e-mails, paiement des abonnements. La liste nominative figure à l'article 4 de l'accord de sous-traitance. Elles ne sont jamais vendues. Elles peuvent être communiquées aux autorités lorsque la loi l'exige.

5 bis. Ressources chargées par votre navigateur

Les polices de caractères et les bibliothèques d'affichage sont servies par RentFlow, et non par Google ni par un réseau de diffusion tiers : la simple consultation d'une page ne transmet donc votre adresse IP à personne d'autre.

Deux exceptions, limitées à la carte des biens de l'espace bailleur, et uniquement lorsque vous ouvrez cette page :

• les fonds de carte proviennent d'OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Royaume-Uni), qui reçoit alors votre adresse IP et la zone affichée ;
• la position des biens est obtenue auprès de l'API Adresse de l'État français (Base Adresse Nationale, data.gouv.fr), à laquelle l'adresse du bien est transmise pour être convertie en coordonnées.

Si vous recevez les notifications sur votre appareil, leur acheminement passe par le service de notification de votre navigateur (Google, Mozilla ou Apple selon le navigateur), qui reçoit un identifiant technique d'abonnement — jamais le contenu de vos données locatives. Vous pouvez les désactiver à tout moment.

5 ter. Mise en relation avec un assureur partenaire

L'espace bailleur propose, à votre initiative et avec votre accord exprès, de transmettre une demande de mise en relation à un assureur ou courtier partenaire. Rien n'est transmis sans que vous ayez coché l'accord correspondant, et celui-ci est horodaté.

Ce partenaire est un responsable de traitement distinct — et non un sous-traitant de RentFlow : une fois la demande reçue, il traite vos données pour son propre compte, sous sa propre responsabilité, et son identité ainsi que son numéro d'immatriculation à l'ORIAS vous sont indiqués avant tout envoi.

Sont transmis : votre nom, votre e-mail, votre téléphone si vous l'indiquez, le besoin exprimé, un résumé du bien concerné (adresse, type, surface) et les pièces que vous joignez vous-même. RentFlow ne transmet aucune donnée de vos locataires à ce titre.

Vous pouvez retirer votre accord à tout moment depuis la demande elle-même : elle est alors effacée de RentFlow, pièces comprises, et le partenaire est averti de ne plus vous contacter. Sans retrait de votre part, une demande est conservée douze mois puis effacée automatiquement.

6. Hébergement et transferts hors UE

Les données sont stockées via Supabase (hébergement dans l'Union européenne). Certains prestataires (ex. Vercel Inc.) peuvent impliquer un transfert hors de l'Union européenne, encadré par des garanties appropriées (clauses contractuelles types de la Commission européenne).

7. Durée de conservation

Les données sont conservées le temps de l'utilisation du service, puis archivées ou supprimées conformément aux durées légales applicables (notamment les obligations comptables et fiscales, généralement jusqu'à 10 ans pour les pièces concernées).

8. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Pour les exercer : contact@rentflow-tech.com.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Locataires : les données vous concernant sont saisies par votre bailleur, responsable de leur traitement. Adressez-lui en priorité vos demandes ; RentFlow les relaiera si nécessaire.

9. Cookies

RentFlow utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (session de connexion, sécurité). Ces cookies sont exemptés de consentement préalable. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience tierce n'est déposé à ce jour. Si de tels traceurs étaient ajoutés, votre consentement serait recueilli au préalable via un bandeau dédié.

10. Sécurité et sauvegardes

RentFlow met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (mots de passe chiffrés, accès cloisonné par organisation, connexions sécurisées) pour protéger vos données.

Une sauvegarde hebdomadaire de la base est déposée sur l'espace de stockage listé à l'article 4 de l'accord de sous-traitance, en juridiction européenne. Sa finalité est la seule continuité du service : pouvoir restaurer les données si l'hébergement de la base devenait indisponible. Elle est conservée huit semaines, puis effacée automatiquement. Elle n'est transmise à personne et ne circule par aucune messagerie.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, les personnes concernées et la CNIL seront informées dans les conditions prévues par le RGPD.

11. Contact

Pour toute question relative à cette politique : contact@rentflow-tech.com.