Logiciel de gestion locative gratuit : ce qui est gratuit chez RentFlow, et ce qui ne l'est pas
Derrière le mot gratuit, on trouve aussi bien des essais de quatorze jours que des comptes qui bloquent au moment d'éditer la première quittance. Voici le détail exact de ce que RentFlow laisse faire sans payer, de ce qui reste réservé à l'abonnement, et du moment où payer coûte moins cher que ne pas payer.
Ce qui est gratuit chez RentFlow
RentFlow est gratuit jusqu'à deux biens. Pas de période d'essai qui expire, pas de carte bancaire demandée à l'inscription, pas de limite de durée. Tant que votre compte ne dépasse pas deux biens, vous gardez les fonctions de base aussi longtemps que vous en avez besoin : enregistrer vos biens, vos locataires et vos locations, générer les échéances de loyer, éditer les appels de loyer et les quittances en PDF, les envoyer par e-mail, et suivre le tout sur un tableau de bord.
Un bien, ici, c'est un logement ou un local enregistré dans l'application. Deux appartements dans le même immeuble comptent pour deux biens. Un bien loué successivement à trois locataires reste un seul bien.
| Fonction | Compte gratuit (2 biens maximum) | Abonnement Pro |
|---|---|---|
| Biens, propriétaires, locataires | Inclus | Inclus, sans limite de nombre |
| Locations et baux enregistrés | Inclus | Inclus |
| Échéances de loyer générées automatiquement (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel) | Inclus | Inclus |
| Appels de loyer et quittances en PDF, envoi par e-mail | Inclus | Inclus |
| Tableau de bord | Inclus | Inclus |
| Création de bail générée en Word | Non | Inclus |
| États des lieux numériques avec photos | Non | Inclus |
| Régularisation annuelle des charges | Non | Inclus |
| Messagerie avec le locataire | Non | Inclus |
| Estimation de loyer (Carte des loyers ANIL) | Non | Inclus |
| Simulateur de rentabilité | Non | Inclus |
| Prélèvement automatique des loyers | Non | Option facturée 14,90 € par loyer encaissé, en plus de l'abonnement |
| Comptabilité et aide à la déclaration | Non | Inclus |
| Suivi des contrats d'assurance (échéances, documents) | Non | Inclus |
L'abonnement Pro coûte 19,90 € par mois ou 199 € par an, sans engagement, résiliable en ligne. Le détail complet des fonctions figure sur la page logiciel de gestion locative.
Pourquoi tout n'est pas gratuit
Une quittance PDF, c'est un gabarit et un envoi d'e-mail. Le coût par quittance est faible, et il le reste même avec beaucoup de comptes. C'est pour ça qu'elle est gratuite.
Le reste coûte réellement à faire tourner, et de façon récurrente :
- Les états des lieux stockent des dizaines de photos par logement, conservées plusieurs années.
- L'estimation de loyer et l'estimation de valeur reposent sur des jeux de données externes (Carte des loyers de l'ANIL, DVF) à intégrer et à mettre à jour.
- La création de bail et la régularisation des charges suivent des règles qui changent : chaque évolution légale demande une relecture et une mise à jour du générateur.
- La comptabilité et les exports engagent la fiabilité des chiffres que vous reporterez dans votre déclaration. Ça se teste, ça se maintient.
Un service entièrement gratuit se finance forcément d'une autre façon : publicité, exploitation des données, commissions d'apport, ou arrêt du service. RentFlow est financé par les abonnements et par le forfait de prélèvement, pas par les données de ses utilisateurs. C'est la raison pour laquelle le gratuit s'arrête à deux biens et à un périmètre précis.
Gérer gratuitement sans logiciel : ce que ça donne vraiment
La gestion locative d'un ou deux lots se fait très bien sans logiciel. Un tableur pour les encaissements, un modèle Word pour le bail, un second pour la quittance, un dossier par locataire : beaucoup de bailleurs tiennent ainsi pendant des années. La loi n'impose aucun outil. La quittance doit simplement être remise gratuitement au locataire qui la demande, et son envoi par e-mail suppose l'accord exprès du locataire (article 21 de la loi du 6 juillet 1989).
Les ressources gratuites utiles existent. Nos modèles de bail sont téléchargeables sans compte, de même que les explications sur la quittance de loyer.
La méthode manuelle tient tant que le volume est faible et que rien ne sort de l'ordinaire. Elle se fissure sur quatre points précis.
Les quatre endroits où le tableur lâche
| Situation | Avec un tableur et des modèles Word | Conséquence concrète |
|---|---|---|
| Loyer non payé le 5 | Vous devez remarquer la ligne vide, puis écrire vous-même | La relance part avec deux ou trois semaines de retard, ou ne part pas |
| Révision annuelle du loyer | Calcul manuel de l'IRL, à la bonne date, avec le bon trimestre de référence | Passé un an après la date d'effet, le bailleur est réputé avoir renoncé à la révision pour l'année écoulée (article 17-1) |
| Quittance mensuelle | Un document à dupliquer et à corriger chaque mois, par locataire | Erreurs de période, montants de charges recopiés, versions qui se contredisent |
| Régularisation des charges | Un décompte par nature de charges, à produire un mois avant (article 23) | Décompte repoussé d'année en année, puis prescription de trois ans sur les charges non réclamées (article 7-1) |
Le calcul de l'IRL est le piège le plus courant. La révision suppose d'abord une clause expresse de révision dans le bail. Il faut ensuite le bon indice et le bon trimestre de référence, et manifester sa volonté de réviser dans l'année qui suit la date de prise d'effet : passé ce délai, la révision est perdue pour l'année écoulée, et lorsqu'elle est demandée dans le délai, elle prend effet à compter de la demande, sans rétroactivité. Le mécanisme est détaillé dans notre guide sur la révision du loyer avec l'IRL, et les règles de décompte dans celui sur la régularisation des charges locatives.
Reste un point qu'on ne voit qu'au mauvais moment : en cas de litige avec un locataire, de contrôle fiscal ou de vente du bien, il faut retrouver des pièces. Avec des fichiers répartis entre un tableur, une boîte mail et trois dossiers, la reconstitution prend des heures et reste incomplète. C'est aussi vrai au moment de remplir le formulaire 2044 si vous êtes au régime réel, c'est-à-dire au-delà de 15 000 € de revenus fonciers bruts ou sur option : voir le guide déclaration des revenus fonciers 2044.
À partir de quand l'abonnement se justifie
La bonne comparaison n'est pas « 199 € contre zéro ». C'est « 199 € contre le coût de la gestion déléguée », ou « 199 € contre le temps et les erreurs ». Les honoraires de gestion locative en agence sont généralement annoncés entre 5 et 10 % TTC des loyers encaissés, hors assurance loyers impayés. Il n'existe pas de moyenne officielle : ces fourchettes viennent des professionnels eux-mêmes.
| Portefeuille | Loyers encaissés sur un an | Gestion en agence à 7 % TTC | RentFlow Pro |
|---|---|---|---|
| 1 bien à 600 €/mois | 7 200 € | 504 € | 0 € (compte gratuit) — 199 € avec les fonctions Pro |
| 2 biens à 700 €/mois | 16 800 € | 1 176 € | 0 € (compte gratuit) — 199 € avec les fonctions Pro |
| 4 biens à 750 €/mois | 36 000 € | 2 520 € | 199 € |
En pratique, trois seuils font basculer :
- Le troisième bien. C'est la limite technique du gratuit, et c'est aussi le moment où le suivi mental ne suffit plus.
- La première régularisation de charges ou la première révision d'IRL. Une révision oubliée est définitivement perdue pour l'année écoulée, et le loyer reste figé à son ancien niveau tant qu'il n'est pas réaligné. Avec l'IRL du troisième trimestre 2026 (+1,57 % sur un an), l'oubli représente environ 130 € sur un loyer de 700 €, et cette perte se répète chaque année.
- Le passage au régime réel. Dès qu'il faut ventiler des charges déductibles par bien et produire des justificatifs, la tenue manuelle devient le poste de travail le plus lourd de l'année.
En SCI, le calcul se pose plus tôt : chaque société est une personne distincte, avec son propre résultat à déclarer (formulaire n° 2072 pour une SCI à l'impôt sur le revenu, comptabilité commerciale pour une SCI à l'impôt sur les sociétés), et le mélange entre patrimoine personnel et patrimoine social sur un même tableur est une source d'erreurs classique. Le sujet est traité sur la page logiciel pour SCI.
Lire une offre « gratuite » avant de s'inscrire
Le mot gratuit recouvre des réalités très différentes d'un éditeur à l'autre. Cinq questions suffisent à les distinguer.
- Durée. Gratuit pour toujours, ou gratuit pendant 14 ou 30 jours ? Un essai n'est pas une offre gratuite.
- Carte bancaire. Demandée à l'inscription ? Alors le prélèvement est prévu dès le départ.
- Point de blocage. Certains comptes gratuits laissent tout saisir et bloquent au moment de télécharger le document. Vérifiez que la quittance sort vraiment en PDF.
- Récupération des données. Si vous arrêtez, que devient ce que vous avez saisi ? Un outil qui ne permet aucune sortie de données vous enferme.
- Modèle économique. Si personne ne paie, cherchez qui finance. Publicité, revente de données, commissions d'assurance ou de courtage.
Pour RentFlow : gratuit sans limite de durée jusqu'à deux biens, aucune carte bancaire à l'inscription, quittances et appels de loyer réellement générés et envoyés sur le compte gratuit, abonnement Pro à 19,90 €/mois ou 199 €/an sans engagement et résiliable en ligne.
Quand rester au gratuit est le bon choix
Si vous louez un ou deux logements nus, en bail classique, à des locataires stables, avec des charges forfaitaires et un loyer que vous ne révisez pas, le compte gratuit couvre l'année entière. Vous n'avez aucune raison de payer. Le document dont vous avez besoin ponctuellement — un bail de location nue — se télécharge sur le site sans compte. Pour l'état des lieux, la page explique ce que le document doit contenir ; l'état des lieux numérique avec photos relève de l'abonnement Pro.
L'abonnement commence à se défendre quand la gestion devient répétitive ou technique : plus de deux biens, du meublé avec de la rotation, des charges réelles à régulariser, une SCI, ou une déclaration au réel. Rien ne presse : le compte gratuit n'expire pas, et vous pouvez basculer au moment où le besoin apparaît.
Questions fréquentes
›Le compte gratuit est-il limité dans le temps ?
Non. Il n'y a ni essai de 14 ou 30 jours, ni date d'expiration. La seule limite est le nombre de biens : deux. Tant que vous restez en dessous, le compte fonctionne indéfiniment avec les fonctions de base.
›Faut-il une carte bancaire pour créer un compte ?
Non. L'inscription au compte gratuit ne demande aucun moyen de paiement. Vous ne renseignez une carte que si vous décidez de passer à l'abonnement Pro.
›Que se passe-t-il si j'ajoute un troisième bien ?
L'ajout d'un troisième bien nécessite l'abonnement Pro, à 19,90 € par mois ou 199 € par an. Vos données existantes restent en place : rien n'est supprimé si vous ne vous abonnez pas, vous restez simplement sur vos deux biens.
›Puis-je envoyer de vraies quittances depuis le compte gratuit ?
Oui. Les appels de loyer et les quittances sont générés en PDF et peuvent être envoyés par e-mail depuis le compte gratuit, sans filigrane ni blocage au téléchargement. Rappel légal : l'envoi dématérialisé de la quittance suppose l'accord exprès du locataire, et la quittance est toujours gratuite pour lui (article 21 de la loi du 6 juillet 1989).
›L'abonnement Pro est-il engageant ?
Non. Il se résilie en ligne, sans préavis ni durée minimale. La formule annuelle à 199 € correspond exactement à dix mois de l'abonnement mensuel à 19,90 €, soit deux mois offerts.
›Le compte gratuit convient-il à une SCI ?
Pour enregistrer les biens, les locataires et les loyers d'une SCI qui détient un ou deux lots, oui. En revanche, la comptabilité par société et les bilans séparés relèvent de l'abonnement Pro. Si votre SCI tient une comptabilité et déclare au réel, le gratuit ne suffira pas au-delà du suivi des encaissements.