Quittance de loyer : obligation, mentions obligatoires et modèle
La quittance prouve que le loyer et les charges d'une période ont été payés en totalité. Cette page explique quand le bailleur doit la délivrer, ce qu'elle doit contenir, et donne un modèle à recopier.
Le bailleur est-il obligé de fournir une quittance de loyer ?
Oui, dès que le locataire la demande. L'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 impose au bailleur, ou à son mandataire, de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Deux éléments comptent dans cette phrase : gratuitement et sur demande.
Tant que le locataire ne demande rien, le bailleur n'a pas à produire de document chaque mois. Mais une demande suffit, et elle peut porter sur l'avenir : un locataire qui écrit « merci de m'adresser une quittance chaque mois » n'a pas à renouveler sa demande tous les trente jours. Le refus n'est pas une option, et le bailleur ne peut pas obliger le locataire à venir chercher le document sur place.
La quittance ne s'établit qu'après un paiement complet. Elle atteste que le loyer et les charges de la période sont soldés : une fois délivrée, elle vaut preuve du paiement, et le bailleur qui réclamerait ensuite un arriéré sur cette période devrait démontrer qu'elle a été émise par erreur. C'est pourquoi on ne l'émet jamais avant d'avoir constaté l'encaissement.
Les mentions à faire figurer sur la quittance
La loi n'impose explicitement qu'un point sur le contenu : la quittance porte le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges. Le reste relève de l'usage, mais s'impose en pratique, car un document incomplet ne sert à rien devant une banque, une CAF ou un juge.
| Mention | Ce qu'on y écrit | Statut |
|---|---|---|
| Intitulé | « Quittance de loyer », en tête du document | Usage constant |
| Identité du bailleur | Nom, prénom ou raison sociale de la SCI, adresse | Usage constant |
| Identité du locataire | Nom et prénom du ou des titulaires du bail | Usage constant |
| Adresse du logement | Adresse complète, étage et numéro de lot si besoin | Usage constant |
| Période quittancée | Mois ou trimestre couvert, avec dates de début et de fin | Usage constant |
| Détail des sommes | Loyer hors charges et provisions pour charges, sur deux lignes séparées | Imposé par l'article 21 |
| Total payé | Somme effectivement encaissée pour la période | Usage constant |
| Date et signature | Date d'établissement, signature du bailleur ou du mandataire | Usage constant |
La ligne « charges » correspond aux provisions appelées, pas aux charges réelles. Celles-ci sont arrêtées une fois par an, lors de la régularisation des charges locatives, qui donne lieu à un décompte séparé. De la même façon, une augmentation de loyer appliquée en cours de bail se justifie par un avis de révision distinct, fondé sur l'indice de référence des loyers — la quittance ne fait que refléter le nouveau montant.
Le mode de paiement (virement, chèque, prélèvement) n'est pas une mention imposée. L'indiquer reste utile pour retrouver l'opération dans un relevé bancaire.
Modèle de quittance de loyer
Voici un modèle complet, à recopier en remplaçant les éléments d'exemple par vos propres données. Il tient sur une page.
- QUITTANCE DE LOYER — octobre 2026
- Bailleur : Mme Claire Martin, 4 allée des Chênes, 94300 Vincennes
- Locataire : M. Thomas Ferrand
- Logement loué : appartement situé 12 rue des Lilas, 2e étage, 75011 Paris
- Période quittancée : du 1er au 31 octobre 2026
- Loyer hors charges : 780,00 €
- Provision pour charges : 60,00 €
- Total réglé : 840,00 €
- Je soussignée Claire Martin, bailleresse du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de M. Thomas Ferrand la somme de 840,00 € au titre du loyer et des charges de la période indiquée, et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.
- Fait à Vincennes, le 5 octobre 2026
- Signature du bailleur
La formule « sous réserve de tous mes droits » est d'usage : elle évite qu'une quittance émise par erreur vaille renonciation à une créance antérieure, par exemple un impayé plus ancien ou un solde de régularisation.
Recopier ce modèle chaque mois devient vite pénible dès la deuxième location. RentFlow produit la quittance en PDF à partir du bail et de l'encaissement enregistré, puis l'envoie par e-mail au locataire. La gestion des loyers et des quittances est comprise dans l'offre gratuite, jusqu'à deux biens. Les modèles de bail du site complètent le dossier locatif.
Quittance ou reçu : ce qui change en cas de paiement partiel
Un locataire qui ne verse qu'une partie du loyer n'a pas droit à une quittance : l'article 21 prévoit dans ce cas la délivrance d'un reçu. La distinction n'est pas cosmétique. En remettant une quittance pour un mois partiellement payé, le bailleur reconnaît par écrit que la période est soldée et s'expose à ne plus pouvoir réclamer la différence.
| Quittance | Reçu | |
|---|---|---|
| Situation | Loyer et charges payés intégralement | Paiement partiel |
| Intitulé du document | « Quittance de loyer » | « Reçu de paiement partiel » |
| Montant indiqué | Total dû pour la période | Montant effectivement versé |
| Solde restant dû | Aucun | À indiquer explicitement |
| Effet juridique | La période est soldée | Le bailleur conserve sa créance sur le solde |
Lorsque le locataire règle enfin le solde, le bailleur établit une quittance couvrant la totalité de la période. Elle remplace alors les reçus intermédiaires, qu'il est prudent de conserver malgré tout dans le dossier.
Gratuité, frais de relance et envoi par e-mail
Aucun frais ne peut être facturé au locataire pour l'établissement ou l'envoi d'une quittance. L'article 21 interdit de lui imputer les frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance. L'article 4 de la même loi va plus loin : une clause du bail qui ferait supporter au locataire des frais de relance ou d'expédition de la quittance est réputée non écrite, donc sans effet, même si le bail a été signé par les deux parties.
Cette interdiction vaut aussi pour un mandataire. Une agence qui gère le bien ne peut pas prélever des « frais de quittancement » sur le locataire : sa rémunération est à la charge du bailleur.
L'envoi par e-mail est permis, mais pas imposable. Le texte exige l'accord exprès du locataire pour la transmission dématérialisée. Un silence prolongé ne vaut pas accord : mieux vaut recueillir un écrit, soit par une clause du bail prévoyant l'envoi électronique des documents, soit par un e-mail du locataire acceptant ce mode de transmission. Ce document se range avec le bail et l'état des lieux.
À quoi sert la quittance pour le locataire
La quittance est la preuve la plus simple qu'un logement est occupé et payé. Elle sert de justificatif de domicile pour une inscription scolaire, un dossier bancaire ou une démarche administrative. Elle figure presque toujours dans les pièces demandées pour une candidature à une nouvelle location : le décret du 5 novembre 2015 fixe la liste limitative des pièces exigibles et autorise la demande des trois dernières quittances, pas davantage. Un locataire qui prépare un déménagement ou un prêt immobilier a besoin de ces documents rapidement.
Côté aides au logement, une précision s'impose. Pour ouvrir un droit à l'APL ou à l'ALS, la CAF réclame une attestation de loyer remplie et signée par le bailleur sur son formulaire dédié : ce n'est pas la même chose qu'une quittance, et la quittance ne la remplace pas. En revanche, la quittance peut être demandée ensuite comme preuve de paiement, notamment en cas de contrôle ou de versement de l'aide directement au bailleur.
Pour le bailleur, l'intérêt est symétrique. La série des quittances constitue l'historique de paiement du locataire, pièce utile en cas de litige et point de départ naturel du suivi comptable de la location.
Combien de temps conserver les quittances
La règle de référence vient de l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 : toute action née du contrat de location se prescrit par trois ans. Au-delà, ni le bailleur ni le locataire ne peuvent agir en justice sur la base de ces sommes. Les durées de conservation couramment retenues s'alignent sur ce délai.
| Document | Durée de conservation usuelle |
|---|---|
| Quittances de loyer et reçus | Toute la durée de la location, puis 3 ans après la fin du bail |
| Contrat de bail et état des lieux | Toute la durée de la location, puis 3 ans après la fin du bail |
| Avis de révision du loyer | Toute la durée de la location, puis 3 ans après la fin du bail |
| Décomptes de régularisation des charges | 3 ans à compter de l'exigibilité des charges |
Ce sont des minimums. Un bailleur qui déclare des revenus fonciers a intérêt à garder ses justificatifs plus longtemps, pour couvrir le délai de reprise de l'administration fiscale. Un locataire qui dépend d'aides sociales a souvent besoin de pièces plus anciennes que trois ans. Un archivage numérique des quittances, horodaté et classé par location, évite d'avoir à trancher.
Si le bailleur refuse de délivrer la quittance
Le refus place le bailleur en infraction avec l'article 21. Il n'existe pas d'amende automatique, mais le locataire dispose de recours concrets, et la démarche se construit par étapes.
- Demande écrite : un e-mail ou un courrier simple rappelant l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 suffit souvent, beaucoup de refus venant d'une méconnaissance du texte.
- Mise en demeure : en l'absence de réponse, une lettre recommandée avec accusé de réception fixe une date et constitue la preuve de la demande.
- Preuves de paiement : relevés bancaires, ordres de virement, copies de chèques. Ils ne remplacent pas la quittance, mais ils établissent que les loyers ont bien été réglés.
- Saisine du juge : le juge des contentieux de la protection, au tribunal judiciaire du lieu du logement, est compétent pour les litiges locatifs d'habitation. L'avocat n'est pas obligatoire. Le juge peut enjoindre au bailleur de délivrer les quittances, le cas échéant sous astreinte, et accorder des dommages-intérêts si le locataire démontre un préjudice — un dossier de location perdu, par exemple.
Avant d'en arriver là, l'ADIL du département renseigne gratuitement les deux parties, et un conciliateur de justice peut être saisi sans frais. Pour le bailleur, le calcul est vite fait : la quittance coûte quelques secondes à produire et lui évite un litige qu'il a peu de chances de gagner.
Questions fréquentes
›La quittance de loyer est-elle obligatoire tous les mois ?
Non, pas d'office. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à la transmettre au locataire qui en fait la demande. Mais cette demande peut être générale et valoir pour l'avenir : si le locataire demande à recevoir une quittance chaque mois, le bailleur doit s'y tenir sans que la demande soit à répéter.
›Une quittance envoyée par e-mail a-t-elle la même valeur qu'une quittance papier ?
Oui, à une condition : le locataire doit avoir donné son accord exprès à la transmission dématérialisée. Cet accord peut figurer dans une clause du bail ou dans un écrit distinct. Sans cet accord, le bailleur ne peut pas imposer l'envoi électronique, et le locataire peut à tout moment redemander un envoi papier.
›Le bailleur peut-il facturer l'envoi de la quittance ou des frais de relance ?
Non. L'article 21 interdit de facturer au locataire les frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance. L'article 4 de la même loi répute non écrite toute clause du bail qui mettrait à sa charge des frais de relance ou d'expédition de la quittance. Une agence mandatée par le bailleur ne peut pas davantage prélever ces frais.
›Un locataire peut-il réclamer des quittances pour des mois déjà passés ?
Oui, rien n'interdit de demander des quittances rétroactives pour des loyers déjà payés, et beaucoup de bailleurs les établissent sans difficulté. Le délai de prescription de trois ans prévu à l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 encadre toutefois ce qui peut être exigé en justice, et les documents très anciens sont parfois impossibles à reconstituer.
›Une quittance non signée est-elle valable ?
L'article 21 n'impose pas expressément la signature. En pratique, les organismes qui réclament une quittance — banque, bailleur candidat, service social — attendent un document signé par le bailleur ou son mandataire, et peuvent refuser une quittance qui ne l'est pas. Mieux vaut donc la signer, y compris sur un document généré par un logiciel.
›Que faire si le locataire n'a payé qu'une partie du loyer ?
Il faut établir un reçu, pas une quittance. Le reçu reprend les mêmes informations mais indique le montant réellement versé et le solde restant dû. Délivrer une quittance pour une période incomplètement payée revient à reconnaître que la période est soldée, et fragilise le recouvrement de la différence.