Guide de la gestion locative pour un propriétaire bailleur

Ce qu'un bailleur doit tenir à jour, étape par étape

Gérer une location sans agence tient en six moments : préparer le bien et le bail, faire entrer le locataire, encaisser et justifier les loyers mois après mois, traiter les incidents, organiser la sortie, déclarer les revenus une fois par an. Chaque moment a ses documents obligatoires et ses délais. Le tableau ci-dessous sert de carte ; les sections suivantes détaillent chaque étape.

Les règles citées ici concernent la location d'un logement à usage de résidence principale, régie par la loi du 6 juillet 1989. La location saisonnière, le bail commercial et le bail rural suivent d'autres textes.

Avant la mise en location : bail, diagnostics, loyer

Le premier choix est celui du type de bail, parce qu'il commande tout le reste : la durée, le montant du dépôt de garantie, les préavis et la fiscalité des loyers. Un logement loué vide et le même logement loué meublé ne se gèrent pas de la même façon.

Les modèles de contrat et leurs annexes sont rassemblés dans la rubrique modèles de documents, avec une version pour le bail de location nue et une pour le bail de location meublée.

Vient ensuite le dossier de diagnostic technique, annexé au bail. Le DPE est valable 10 ans pour les diagnostics réalisés depuis le 1^er juillet 2021. L'état des risques doit dater de moins de 6 mois à la signature. Les diagnostics électricité et gaz ne sont exigés que si l'installation a plus de 15 ans, et valent 6 ans en location. Le constat de risque d'exposition au plomb ne concerne que les immeubles construits avant le 1^er janvier 1949. Le diagnostic amiante ne concerne que les immeubles dont le permis de construire a été délivré avant le 1^er juillet 1997 ; il n'est pas annexé au bail, mais tenu à la disposition du locataire qui le demande.

Reste à fixer le loyer. Dans les communes qui appliquent l'encadrement des loyers, le montant est plafonné par un arrêté préfectoral à vérifier avant de fixer le loyer ; ailleurs, le loyer se cale sur le marché local. RentFlow propose une estimation de loyer fondée sur la carte des loyers de l'ANIL, dans l'abonnement Pro.

À l'entrée : état des lieux et dépôt de garantie

L'état des lieux d'entrée est le document qui décidera, des années plus tard, de ce que vous pourrez retenir sur le dépôt de garantie. Il se fait de façon contradictoire, en présence des deux parties, pièce par pièce, et il gagne à être accompagné de photos datées. Un état des lieux vague ne protège personne : il ne permet pas de distinguer l'usure normale d'une dégradation.

Le dépôt de garantie est encaissé à la signature. Il ne peut pas dépasser un mois de loyer hors charges en location nue, deux mois en meublé, et il ne se révise pas en cours de bail. Le bail mobilité n'en autorise aucun. Les deux guides correspondants détaillent la méthode : le modèle d'état des lieux et le guide du dépôt de garantie.

Pendant la location : quittances, révision, charges

Le quotidien de la gestion tient en trois gestes répétés. Le premier est l'appel de loyer, envoyé avant l'échéance, suivi de la quittance une fois le paiement reçu. Le bailleur doit remettre une quittance au locataire qui la demande, gratuitement : aucun frais d'impression, d'affranchissement ou de gestion ne peut lui être facturé. L'envoi par e-mail suppose l'accord du locataire. La méthode et les mentions obligatoires sont détaillées dans le guide de la quittance de loyer.

Le deuxième geste est la révision annuelle du loyer. Elle n'est possible que si le bail contient une clause de révision, une seule fois par an, à la date prévue au contrat ou à défaut à la date anniversaire, et uniquement sur l'indice de référence des loyers publié par l'INSEE. Le délai est strict : si le bailleur ne manifeste pas sa volonté d'appliquer la révision dans l'année qui suit sa date de prise d'effet, il est réputé avoir renoncé à la clause pour l'année écoulée. Une révision oubliée pendant trois ans ne se rattrape pas rétroactivement. Le calcul, l'avis de révision et les cas d'exclusion sont expliqués dans le guide de la révision du loyer sur l'IRL.

Le troisième geste est la régularisation des charges, quand le bail prévoit des provisions. Elle est annuelle et obligatoire. Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Les pièces justificatives restent consultables pendant six mois après l'envoi du décompte. Le détail du calcul, poste par poste, figure dans le guide de la régularisation des charges locatives.

Quand le loyer n'arrive pas

Un retard isolé se traite par une relance écrite, puis par une mise en demeure si rien ne bouge. L'objectif à ce stade est d'obtenir un échéancier et de garder une trace datée de chaque échange, qui servira si le dossier va plus loin.

Si l'impayé s'installe, la clause résolutoire du bail s'active par un commandement de payer délivré par un commissaire de justice. Pour les baux conclus depuis l'entrée en vigueur de la loi du 27 juillet 2023, la clause ne produit effet que six semaines après un commandement resté sans effet, et le commandement doit mentionner ce délai. Pour les baux conclus avant, la Cour de cassation a précisé, dans un avis du 13 juin 2024, que la loi nouvelle ne modifie pas le délai inscrit dans la clause du bail : le délai contractuel, souvent deux mois, continue de s'appliquer. Si la clause ne fixe aucun délai, c'est le délai légal de six semaines qui joue. Passé ce délai, le bailleur saisit le juge des contentieux de la protection.

La trêve hivernale, du 1^er novembre au 31 mars, suspend l'exécution matérielle des expulsions, mais ni la procédure judiciaire ni la dette. Un guide dédié aux impayés sera publié dans cette rubrique.

À la sortie : congé et restitution du dépôt

Le congé donné par le locataire prend effet à la réception de la lettre recommandée, pas à son envoi : le préavis court à compter de ce jour. Il est de trois mois en location nue, ramené à un mois en zone tendue ou dans les situations énumérées par l'article 15 de la loi de 1989 (mutation, perte d'emploi, nouvel emploi après une perte d'emploi, obtention d'un premier emploi, état de santé justifiant un changement de domicile pour un locataire de plus de 65 ans, bénéficiaire du RSA ou de l'AAH, attribution d'un logement social), et d'un mois en meublé. Le locataire qui invoque un motif de réduction doit le préciser et le justifier dans son courrier, faute de quoi le préavis de trois mois s'applique.

L'état des lieux de sortie se compare ligne à ligne à celui d'entrée. Le délai de restitution du dépôt court à partir de la remise des clés : un mois si les deux états des lieux concordent, deux mois s'il existe des différences imputables au locataire. Chaque retenue doit être justifiée par des pièces : l'état des lieux de sortie comparé à celui d'entrée, un devis ou une facture. En cas de retard, le dépôt est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.

Une fois par an : la déclaration des revenus

Les loyers d'une location nue sont des revenus fonciers. Si les loyers bruts du foyer fiscal ne dépassent pas 15 000 € par an, le régime micro-foncier s'applique par défaut, sauf exclusion : il est écarté pour le contribuable dont les revenus fonciers proviennent uniquement de parts de SCI, et pour les logements relevant d'un dispositif particulier comme le Malraux ou les monuments historiques. Quand il s'applique, les recettes se portent sur la déclaration 2042, case 4BE, et l'administration applique un abattement forfaitaire de 30 %, sans possibilité de déduire les charges réelles.

Au-delà de ce seuil, ou sur option quand les charges réelles dépassent 30 % des loyers, c'est le régime réel et la déclaration 2044. On y déduit les charges poste par poste : travaux, intérêts d'emprunt, taxe foncière, assurance, frais de gestion. Si le résultat est négatif, le déficit foncier s'impute sur le revenu global dans la limite de 10 700 € par an, hors intérêts d'emprunt, le surplus étant reportable dix ans sur les revenus fonciers. L'option pour le réel engage trois ans. Le détail du remplissage est traité dans le guide de la déclaration 2044.

La location meublée relève d'un régime différent, celui des bénéfices industriels et commerciaux, avec ses propres seuils et son amortissement du bien. Un guide lui sera consacré.

Les guides disponibles

Chaque guide reprend une étape du cycle, avec les textes applicables, un exemple chiffré et les pièges courants.

• Modèles de documents — les modèles de bail à télécharger au format Word et le modèle d'état des lieux.
• Bail de location nue et bail de location meublée — ce que chaque contrat doit contenir.
• État des lieux — le modèle d'entrée et de sortie, et la façon de le remplir.
• Dépôt de garantie — plafonds, retenues justifiées, délais de restitution.
• Quittance de loyer — mentions obligatoires, gratuité, envoi par e-mail.
• Révision du loyer sur l'IRL — calcul, date d'effet, délai d'un an.
• Régularisation des charges locatives — décompte, justificatifs, remboursement du trop-perçu.
• Déclaration des revenus fonciers 2044 — micro-foncier ou réel, charges déductibles, déficit.

D'autres sujets suivront : le choix entre location nue et meublée, les diagnostics obligatoires, la gestion des impayés, le congé donné par le bailleur, l'assurance propriétaire non occupant et la fiscalité du meublé.

Tenir le suivi quand on gère seul

Le volume de travail d'une location tient moins aux tâches elles-mêmes qu'au fait de ne rien oublier au bon moment : la quittance du mois, la révision à la date anniversaire, la régularisation une fois par an, les justificatifs à retrouver au printemps. À partir de deux ou trois lots, un tableur atteint vite ses limites, surtout si les biens sont répartis entre plusieurs sociétés.

RentFlow génère les échéances de loyer selon la périodicité du bail, produit les appels de loyer et les quittances en PDF, les envoie par e-mail et conserve l'historique. La version gratuite couvre jusqu'à deux biens avec ces fonctions de base. La régularisation des charges, la création de bail, les états des lieux numériques, l'estimation de loyer, la comptabilité et la messagerie avec le locataire font partie de l'abonnement Pro. Le détail des fonctions est sur la page logiciel de gestion locative, et la gestion de plusieurs sociétés avec des bilans séparés sur la page logiciel pour SCI.

Ces pages sont informatives. RentFlow n'est ni avocat, ni expert-comptable, ni agent immobilier : pour une situation particulière, l'ADIL de votre département renseigne gratuitement, et un professionnel reste nécessaire dès qu'il y a un litige ou un enjeu fiscal important.