Régularisation des charges locatives : mode d'emploi pour le bailleur

La régularisation des charges en bref

Régulariser les charges, c'est comparer les provisions que votre locataire a versées pendant l'année aux dépenses récupérables que vous avez réellement payées. Si les provisions dépassent les dépenses, vous remboursez la différence. Si elles sont inférieures, vous réclamez le complément. L'opération est obligatoire au moins une fois par an dès lors que le bail prévoit des provisions sur charges, en application de l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.

1. Rassembler les dépenses récupérables de la période : factures d'eau, d'entretien, relevés du syndic, taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
2. Écarter les dépenses qui ne figurent pas dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987.
3. Répartir les charges d'immeuble collectif entre les logements selon la clé applicable.
4. Totaliser les provisions encaissées sur la période.
5. Établir le décompte par nature de charges et l'adresser au locataire un mois avant la régularisation.
6. Tenir les pièces justificatives à sa disposition pendant six mois à compter de l'envoi du décompte.
7. Appeler le solde ou le rembourser, puis réajuster les provisions pour l'année suivante.

Retenez les deux délais : un mois pour la communication du décompte avant la régularisation, six mois pour la mise à disposition des justificatifs. Le second a été allongé d'un à six mois par la loi ALUR du 24 mars 2014 ; beaucoup de modèles qui circulent encore mentionnent l'ancien délai.

Provisions sur charges ou forfait : deux régimes qui ne se régularisent pas pareil

Tout dépend de ce que dit le bail. En location vide, les charges sont appelées sous forme de provisions et se régularisent. En meublé et en colocation, la loi laisse le choix entre provisions et forfait, et ce choix figure au contrat. Dans un bail mobilité, le forfait est le seul mécanisme possible : la durée maximale de dix mois est incompatible avec une régularisation annuelle.

Le forfait est un choix d'équilibre : vous gagnez en simplicité, vous perdez la possibilité de rattraper une hausse des charges en cours d'année. Vous pouvez le réviser une fois par an, dans les mêmes conditions que le loyer, donc selon l'indice de référence des loyers. Si le bail prévoit un forfait, aucune régularisation n'est envisageable, même en cas de dérive importante des charges : la seule marge de manœuvre reste la révision annuelle du forfait, puis le renouvellement du bail. Le régime des charges se fixe au contrat ; il ne peut être modifié en cours de bail que par un avenant signé par les deux parties, et seulement dans les baux où la loi laisse le choix. Si vous hésitez, le point se tranche à la rédaction : nos modèles de bail meublé font apparaître l'option.

Quelles charges sont récupérables sur le locataire

La liste des charges récupérables figure en annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987. Elle est limitative : une dépense qui n'y figure pas ne peut pas être refacturée, et une clause du bail prévoyant le contraire est réputée non écrite. La Cour de cassation a confirmé ce caractère limitatif. Les charges récupérables couvrent trois familles : les services liés à l'usage du logement et de l'immeuble, les dépenses d'entretien courant et les menues réparations sur les parties communes, et certaines impositions.

• Ascenseur : électricité, exploitation, entretien courant et petites réparations.
• Eau froide, eau chaude et chauffage collectif : consommation, combustible, entretien des installations.
• Parties communes intérieures : électricité, produits d'entretien, nettoyage, dératisation, entretien des minuteries et des portes automatiques.
• Espaces extérieurs : voies de circulation, aires de stationnement, espaces verts, équipements de jeux.
• Hygiène : fourniture de sacs et de produits d'entretien, entretien et vidange des fosses d'aisances, entretien des appareils de conditionnement des ordures, élimination des rejets.
• Taxe d'enlèvement des ordures ménagères et taxe de balayage.
• Rémunération du gardien ou du concierge, dans des proportions encadrées.

Le cas particulier du gardien

La rémunération d'un gardien ou d'un concierge, charges sociales et fiscales comprises, n'est récupérable qu'en partie. Elle l'est à hauteur de 75 % lorsque son contrat de travail lui confie à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, et à hauteur de 40 % lorsqu'il n'assure qu'une seule de ces deux tâches. Vérifiez ce que dit réellement le contrat de travail : si la copropriété a installé des points d'apport volontaire et que le gardien ne gère plus les ordures, le taux de 75 % n'a plus lieu d'être.

Ce qui reste à votre charge

• La taxe foncière, y compris en cas de refacturation convenue à part du mécanisme des charges.
• Les honoraires du syndic et les frais d'administration de la copropriété.
• Les grosses réparations et les travaux de remplacement : toiture, ravalement, remplacement d'une chaudière collective, remplacement d'un ascenseur.
• Le contrôle technique quinquennal de l'ascenseur.
• Votre assurance propriétaire non occupant.
• Les travaux liés à la vétusté ou à la mise aux normes.

La frontière la plus souvent mal placée passe entre l'entretien et le remplacement. L'entretien annuel de la chaudière est récupérable ; son remplacement ne l'est pas. Le nettoyage des parties communes est récupérable ; leur réfection ne l'est pas. En cas de doute sur une ligne du relevé du syndic, mieux vaut la laisser à votre charge que de l'inscrire au décompte et de devoir la retirer ensuite.

Le décompte à envoyer et les justificatifs à tenir à disposition

Le décompte n'est pas un simple total. L'article 23 impose qu'il soit établi par nature de charges : eau, chauffage, ascenseur, entretien, taxes. Dans un immeuble collectif, vous devez en plus indiquer le mode de répartition entre les locataires, c'est-à-dire la clé utilisée (tantièmes, surface, nombre d'occupants, relevés individuels). Un décompte qui se contente d'annoncer un solde sans détail expose la régularisation à contestation.

Le décompte doit parvenir au locataire un mois avant la régularisation. Pendant les six mois qui suivent son envoi, les pièces justificatives — factures, contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, relevés du syndic — doivent rester consultables par le locataire dans des conditions normales. Vous n'êtes pas tenu de les lui envoyer spontanément, mais vous devez pouvoir les produire s'il les demande. Un envoi par e-mail avec le décompte et les pièces en annexe règle la question d'un coup.

Réclamer le solde, rembourser le trop-perçu, et jusqu'à quand

Une fois le décompte envoyé et le délai d'un mois écoulé, le solde devient exigible. S'il est en votre faveur, vous l'appelez comme un complément de loyer, en l'identifiant clairement sur l'avis d'échéance et sur la quittance. S'il est en faveur du locataire, vous le remboursez : par virement, ou en le déduisant de la prochaine échéance si le locataire en est d'accord.

Un rattrapage important se gère mieux annoncé que subi. Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit celle où les charges sont devenues exigibles, le locataire peut demander à étaler le paiement sur douze mois. La loi n'impose aucune forme à cette demande ; un écrit daté suffit à en garder la trace. C'est un droit, pas une faveur.

La prescription de trois ans

L'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 enferme les actions nées du bail dans un délai de trois ans. Ce délai, créé par la loi ALUR, s'applique aussi aux baux déjà en cours au 27 mars 2014 (Cour de cassation, 3e chambre civile, 6 avril 2023, n° 22-13.778). Vous ne pouvez donc pas réclamer des arriérés de charges au-delà de trois ans. Le délai joue dans les deux sens : un locataire qui a trop payé dispose du même délai pour en demander le remboursement, et la Cour de cassation a jugé le 6 mai 2021 que ce délai court, pour lui, à compter du jour de la régularisation — pas du jour où la provision a été versée. Tant que vous n'avez pas régularisé, le compteur ne démarre pas de son côté.

Le juge peut par ailleurs écarter un rappel tardif lorsqu'il résulte de votre propre négligence, par exemple après plusieurs demandes de régularisation restées sans réponse. L'argument de la prescription ne protège donc pas un retard systématique.

Ajuster les provisions pour l'année suivante

La régularisation n'a d'intérêt que si elle sert à corriger le tir. Des provisions calées trop bas produisent chaque année un rappel désagréable pour le locataire et un risque d'impayé pour vous. Calées trop haut, elles vous font encaisser une trésorerie que vous devrez rendre, et gonflent artificiellement le coût affiché du logement à la relocation.

La méthode tient en une ligne : prenez les dépenses récupérables réelles de l'année écoulée, divisez par douze, et ajoutez une marge prudente si vous connaissez une hausse à venir — un contrat de chauffage renégocié, une augmentation de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, des travaux d'entretien votés en assemblée générale. Le nouveau montant s'applique à partir de l'échéance suivante ; informez le locataire par écrit en même temps que le décompte, en indiquant sur quoi vous vous êtes appuyé. Cet ajustement est indépendant de la révision du loyer sur l'IRL, qui obéit à ses propres règles et à sa propre date.

Le cas de la copropriété

Quand le logement se trouve dans une copropriété, vous régularisez à partir de données que vous ne maîtrisez pas. Le syndicat vote chaque année un budget prévisionnel couvrant les dépenses courantes (article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965). Vous versez des provisions, trimestrielles sauf décision contraire de l'assemblée générale, exigibles le premier jour de la période. Puis l'assemblée approuve les comptes de l'exercice et le syndic établit la répartition définitive.

Votre régularisation locative vient après cette répartition, et uniquement sur la part récupérable de votre quote-part. Deux tris sont donc à faire. Le premier sépare le budget prévisionnel des travaux comptabilisés hors budget : seules les dépenses courantes entrent dans les charges récupérables. Le second applique le décret de 1987 à l'intérieur de ces dépenses courantes, puisque les honoraires du syndic et les frais d'administration restent à votre charge même s'ils figurent au budget prévisionnel.

En pratique, cela décale souvent le calendrier : l'assemblée générale doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l'exercice, et le décompte définitif du syndic peut arriver tard. Ne régularisez pas sur le prévisionnel. Attendez la répartition définitive, puis envoyez le décompte en respectant le délai d'un mois.

Quand le locataire part avant la régularisation

Le départ d'un locataire en cours d'exercice est la situation la plus délicate. L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 impose de restituer le dépôt de garantie dans le mois suivant la remise des clés quand les deux états des lieux concordent, dans les deux mois sinon. Mais en immeuble collectif, vous pouvez établir un arrêté des comptes provisoire et conserver une provision dûment justifiée, plafonnée à 20 % du dépôt de garantie, jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. Le solde doit alors être régularisé et restitué dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes. Rien n'interdit non plus de convenir à l'amiable d'un solde immédiat. Un état des lieux de sortie soigné conditionne le délai applicable, et donc le calendrier de cette retenue : voir aussi nos explications sur la restitution du dépôt de garantie.

Cette page est informative. Elle ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur une situation particulière. En cas de désaccord persistant avec un locataire, la commission départementale de conciliation est saisissable gratuitement, et l'ADIL de votre département renseigne sur les textes applicables.