État des lieux : modèle gratuit d'entrée et de sortie
Un état des lieux mal fait, ou pas fait du tout, se retourne presque toujours contre le bailleur au moment de la restitution du dépôt de garantie. Cette page détaille ce que le document doit contenir, ce qui distingue l'usure normale d'une dégradation, et comment établir un état des lieux que personne ne pourra contester trois ans plus tard.
À quoi ressemble un modèle d'état des lieux valable ?
Il n'existe pas de formulaire officiel d'état des lieux. Aucun texte n'impose une mise en page ni un nombre de colonnes. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe seulement une liste de mentions : tout document qui les contient est valable, qu'il soit rempli au stylo ou produit par un logiciel.
Un état des lieux complet comporte donc au minimum :
- le type d'état des lieux (entrée ou sortie) et sa date d'établissement ;
- l'adresse du logement ;
- le nom des parties, et le domicile du bailleur ou son siège social s'il s'agit d'une SCI ;
- le cas échéant, l'identité et l'adresse de la personne mandatée pour établir le document ;
- les relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie, lorsqu'il en existe ;
- le détail et la destination des clés et autres moyens d'accès, parties communes comprises ;
- pour chaque pièce, la description précise de l'état des sols, des murs, des plafonds, des équipements et des éléments du logement ;
- la signature des parties ou de leurs mandataires.
À la sortie s'ajoutent trois mentions : l'adresse du nouveau domicile du locataire, la date de l'état des lieux d'entrée, et les évolutions constatées depuis cette date pour chaque pièce.
L'état des lieux est obligatoire, et son absence pénalise le bailleur
L'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 impose un état des lieux à la remise des clés et un autre à leur restitution. Il vaut pour la location vide comme pour le meublé à usage de résidence principale. Le document est joint au contrat de location : il en devient une annexe.
Si aucun état des lieux d'entrée n'a été établi, l'article 1731 du code civil s'applique : le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, et il doit le rendre dans cet état. Concrètement, le bailleur se retrouve à devoir prouver qu'un dommage n'existait pas à l'entrée, ce qui est presque impossible. Retenir quoi que ce soit sur le dépôt de garantie devient alors très difficile.
Cette présomption connaît une limite, posée par le même article 3-2 : elle ne joue pas lorsque l'état des lieux n'a pas pu être établi du fait du bailleur. Un locataire qui a demandé un état des lieux et s'est heurté à un refus n'est pas pénalisé. L'inverse est vrai aussi : un bailleur diligent qui essuie un refus n'est pas sans recours.
La forme : contradictoire, signé, remis à chacun
Contradictoire signifie que les deux parties sont présentes, ou représentées, et constatent ensemble. Un état des lieux rédigé seul par le bailleur puis envoyé au locataire pour signature n'a pas la même valeur : le locataire pourra toujours soutenir qu'il n'a rien constaté. Le document se fait sur place, clés en main, et se signe sur place.
Le support est libre, papier ou électronique. Chaque partie en reçoit un exemplaire au moment de la signature, en main propre ou par voie dématérialisée. L'entrée et la sortie peuvent figurer sur un document unique à deux colonnes, ou sur deux documents de présentation identique : ce qui compte est que la comparaison reste lisible.
Les deux délais pour compléter l'état des lieux d'entrée
Un oubli au moment de l'entrée n'est pas définitif. Le locataire dispose de dix jours à compter de l'établissement du document pour demander au bailleur de le compléter. Pour les équipements de chauffage, le délai est différent : la demande peut être faite pendant le premier mois de la période de chauffe, puisqu'un radiateur défaillant ne se repère qu'en fonctionnement. Un bailleur qui accepte ces corrections s'épargne une discussion à la sortie.
En cas de refus de l'une des parties
Si l'une des parties refuse d'établir l'état des lieux, l'autre peut faire appel à un commissaire de justice. Les frais sont alors partagés par moitié entre bailleur et locataire. Le commissaire de justice doit convoquer les parties au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec avis de réception : à défaut, la Cour de cassation a jugé que le partage des frais ne peut pas être réclamé.
Quand c'est une agence ou un professionnel mandaté qui réalise l'état des lieux d'entrée, la part facturée au locataire est plafonnée par mètre carré de surface habitable : 3,03 € TTC/m² pour les baux signés depuis le 1er janvier 2026, contre 3 € TTC/m² pour les baux antérieurs. Ce plafond est désormais indexé chaque année sur l'indice de référence des loyers. La part du locataire ne peut pas dépasser celle payée par le bailleur. Seul l'état des lieux d'entrée peut lui être facturé : celui de sortie reste à la charge du bailleur, et un état des lieux fait par le bailleur lui-même ne se facture pas.
Ce qu'on décrit, pièce par pièce
La règle est la même partout : on décrit, on ne qualifie pas. « Bon état » tout seul ne prouve rien. « Peinture blanche, deux éraflures de 10 cm sur le mur est, au-dessus de la plinthe » prouve quelque chose. Pour chaque pièce, on passe en revue les mêmes postes.
- Sols : nature du revêtement, taches, rayures, lames ou carreaux abîmés, plinthes.
- Murs et plafonds : peinture ou papier peint, fissures, trous de chevilles, traces d'humidité ou de moisissure.
- Menuiseries : fenêtres, vitrages, poignées, volets, portes intérieures, serrures, joints.
- Électricité : prises, interrupteurs, points lumineux, tableau électrique.
- Plomberie et sanitaires : robinetterie, évier, lavabo, douche ou baignoire, WC, joints, évacuations.
- Cuisine : plan de travail, meubles, hotte, et les appareils fournis avec leur marque et leur état de marche.
- Chauffage : radiateurs, chaudière ou chauffe-eau, thermostat, avec la date du dernier entretien si elle est connue.
- Annexes : cave, garage, place de parking, balcon, jardin, boîte aux lettres.
En meublé, l'inventaire du mobilier s'ajoute à l'état des lieux. Il liste chaque meuble et chaque équipement avec sa quantité et son état. Sans inventaire précis, un canapé disparu reste un canapé que personne ne peut prouver avoir livré.
Compteurs et clés : deux lignes qui coûtent cher si on les oublie
Les relevés de compteurs d'eau, d'électricité et de gaz figurent dans l'état des lieux dès qu'un comptage individuel existe. On note l'index exact et le numéro du compteur, ou son numéro de point de livraison. Sans ce relevé, la consommation du mois de bascule finit chez le mauvais occupant, et personne ne peut trancher. Un cliché du compteur règle la question en deux secondes.
Les clés se comptent et se décrivent : clé de porte palière, clé de hall, badge Vigik, clé de boîte aux lettres, télécommande de portail, clé de cave. On indique le nombre d'exemplaires remis pour chacune. À la sortie, le compte doit tomber juste ; un jeu manquant justifie un remplacement de cylindre, mais seulement s'il était bien listé à l'entrée.
Les photos datées : le point qui évite la plupart des litiges
Le décret du 30 mars 2016 prévoit que l'état des lieux peut être « illustré d'images ». La formulation est faible, la portée pratique est énorme. Dans un litige sur le dépôt de garantie, la discussion ne porte presque jamais sur le droit : elle porte sur l'état du logement à l'entrée. Deux parties décrivent la même rayure avec des mots différents. Une photo met tout le monde d'accord.
Quelques principes suffisent. Photographier chaque pièce en vue d'ensemble, puis en gros plan chaque défaut constaté, et le faire aussi quand tout est impeccable : c'est le mur intact à l'entrée qui prouvera le trou à la sortie. Annexer les photos au document signé, et non les garder de son côté : une photo que le locataire n'a jamais vue se conteste facilement. Reprendre les mêmes angles à la sortie, pour que la comparaison saute aux yeux.
La date compte autant que l'image. Une photo isolée ne prouve pas quand elle a été prise. Une photo intégrée à un état des lieux daté et signé par les deux parties, si. C'est la raison d'être de l'état des lieux numérique de RentFlow : les clichés sont pris pendant la visite, rattachés à la pièce concernée et figés dans le PDF que les deux parties signent.
Usure normale ou dégradation : où passe la frontière
Le locataire répond des dégradations qu'il cause, mais pas du vieillissement du logement. Le décret du 30 mars 2016 définit la vétusté comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et équipements. Ce qui relève de la vétusté reste à la charge du bailleur. Les réparations locatives, elles, sont à la charge du locataire : leur liste figure au décret n° 87-712 du 26 août 1987.
| Constat à la sortie | Usure normale (bailleur) | Dégradation (locataire) |
|---|---|---|
| Peinture | Jaunissement et ternissement après plusieurs années | Mur repeint en noir, graffitis, grandes coulures |
| Sol | Moquette usée dans le passage, parquet patiné | Brûlure de cigarette, tache d'eau de Javel, lame arrachée |
| Murs | Micro-fissures, quelques trous de chevilles rebouchés | Trous nombreux non rebouchés, cloison percée |
| Sanitaires | Joints noircis, émail terni | Lavabo fêlé, abattant cassé, siphon arraché |
| Électroménager fourni | Panne d'un appareil ancien | Porte de four arrachée, plaque brisée |
Pour éviter d'avoir à trancher au cas par cas, les parties peuvent convenir dès la signature du bail d'appliquer une grille de vétusté issue d'un accord collectif de location, national ou local. La grille fixe, pour les principaux matériaux et équipements, une durée de vie théorique et un coefficient d'abattement annuel appliqué au coût des réparations. Une peinture de sept ans, dans une grille qui lui prête une durée de vie de dix ans, ne sera donc refacturée qu'à une fraction de son coût. Le calcul exact dépend de la grille retenue : beaucoup prévoient une franchise pendant les premières années, puis un abattement annuel, et une part résiduelle qui reste due même au-delà de la durée de vie théorique. Ce n'est pas obligatoire, mais c'est le moyen le plus simple de désamorcer la discussion avant qu'elle ne commence.
L'état des lieux de sortie et la restitution du dépôt de garantie
L'état des lieux de sortie se fait au moment de la remise des clés, en comparant ligne à ligne avec celui d'entrée. Aucun texte n'impose que le logement soit déjà vidé et nettoyé, mais c'est la pratique : un logement encore meublé ou sale rend la comparaison impossible et expose le locataire à une retenue. C'est cette comparaison, et elle seule, qui détermine le délai dont dispose le bailleur pour rendre le dépôt de garantie.
| Situation à la sortie | Délai de restitution du dépôt |
|---|---|
| État des lieux de sortie conforme à celui d'entrée | 1 mois à compter de la remise des clés |
| Différences constatées entre l'entrée et la sortie | 2 mois à compter de la remise des clés |
| Logement en copropriété, charges non encore arrêtées | Provision possible, plafonnée à 20 % du dépôt, soldée dans le mois suivant l'approbation annuelle des comptes |
Le délai court à partir de la restitution des clés, en main propre ou par lettre recommandée. Passé ce délai, la somme encore due au locataire est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. Cette majoration ne s'applique pas si le locataire n'a pas communiqué sa nouvelle adresse : d'où l'intérêt de la mention prévue à la sortie.
Toute retenue doit être justifiée, pièces à l'appui. L'état des lieux comparé établit le dommage ; un devis ou une facture en établit le montant ; un décompte de charges justifie une régularisation. Une retenue forfaitaire « pour remise en état », sans chiffrage ni justificatif, est contestable et le sera. Le bailleur adresse au locataire le décompte des sommes retenues en même temps que le solde.
Questions fréquentes
›L'état des lieux est-il vraiment obligatoire ?
Oui. L'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 impose un état des lieux à la remise des clés et un autre à leur restitution, en location vide comme en meublé à usage de résidence principale. En l'absence d'état des lieux d'entrée, l'article 1731 du code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives. Le bailleur se retrouve alors sans base sérieuse pour retenir quoi que ce soit sur le dépôt de garantie.
›Peut-on faire l'état des lieux soi-même, sans agence ni commissaire de justice ?
Oui, et c'est le cas le plus fréquent. La loi demande seulement que le document soit établi contradictoirement et amiablement par les parties, ou par un tiers qu'elles mandatent. Un bailleur et son locataire peuvent donc le faire ensemble, sans aucun professionnel. Le recours au commissaire de justice n'est utile que si l'une des parties refuse ; les frais sont alors partagés par moitié.
›Le locataire peut-il faire modifier un état des lieux déjà signé ?
Il dispose de dix jours à compter de l'établissement du document pour demander au bailleur de le compléter. Pour les équipements de chauffage, la demande reste possible pendant le premier mois de la période de chauffe. Passé ces délais, le bailleur n'est plus tenu d'accepter une modification, même si rien ne l'empêche de le faire à l'amiable. En cas de refus, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation.
›Les photos ont-elles une valeur de preuve ?
Une photo isolée prouve peu de choses, puisque rien n'établit sa date. Une photo intégrée à un état des lieux daté et signé par les deux parties, en revanche, devient une pièce du document contractuel et se conteste très difficilement. Le décret du 30 mars 2016 prévoit expressément que l'état des lieux peut être illustré d'images. C'est le moyen le plus efficace d'éviter un litige à la sortie.
›Que se passe-t-il si le locataire refuse de signer l'état des lieux de sortie ?
Un état des lieux dressé seul par le bailleur n'est pas contradictoire et sa valeur probante reste faible. Le mieux est de faire appel à un commissaire de justice, qui convoque les deux parties au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec avis de réception ; les frais sont partagés par moitié, et le respect de ce délai de convocation conditionne ce partage (Cour de cassation, 3e chambre civile, 26 octobre 2023, n° 22-20.183). À noter : la partie qui fait obstacle à l'établissement de l'état des lieux ne peut pas invoquer à son profit la présomption de l'article 1731 du code civil.
›Dans quel délai le dépôt de garantie doit-il être rendu ?
Un mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois dans les autres cas. En copropriété, le bailleur peut conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt jusqu'à l'approbation annuelle des comptes. Passé le délai, la somme due est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé, sauf si le locataire n'a pas donné sa nouvelle adresse.