Restitution du dépôt de garantie : quel délai, et que peut retenir le bailleur ?

Un mois ou deux mois : le délai dépend de l'état des lieux de sortie

Le bailleur dispose d'un mois pour restituer le dépôt de garantie lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée. Si les deux documents présentent des différences, le délai passe à deux mois. La règle figure à l'article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et vaut pour les locations à usage de résidence principale, vides comme meublées.

Le délai court à compter de la remise des clés, en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception. Ni la date de fin du bail, ni la date de signature de l'état des lieux ne comptent si les clés sont rendues plus tard. Un locataire qui libère le logement le 30 septembre mais ne restitue les clés que le 10 octobre fait partir le délai au 10 octobre.

Ces durées sont des maximums. Un bailleur qui n'a rien à retenir peut rembourser dans la semaine qui suit la remise des clés, et beaucoup le font pour clore le dossier.

La comparaison entre l'entrée et la sortie est donc le point de bascule entre un mois et deux mois. C'est l'argument le plus solide en faveur d'un état des lieux détaillé et photographié : à défaut d'état des lieux d'entrée, l'article 1731 du code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre tel. Mais l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 interdit de se prévaloir de cette présomption à la partie qui a fait obstacle à l'établissement de l'état des lieux ou à sa remise. Un bailleur qui n'a pas fait établir d'état des lieux d'entrée doit donc prouver autrement que les dégradations sont imputables au locataire.

Le montant : ce que le bailleur peut encaisser à la signature

Le dépôt de garantie n'est pas obligatoire, mais s'il est prévu, son montant est plafonné. Le plafond se calcule sur le loyer hors charges, c'est-à-dire sur le loyer en principal, provisions pour charges exclues.

La règle du trimestre surprend souvent. Dès lors que le loyer est payable d'avance pour une période supérieure à deux mois, aucun dépôt de garantie ne peut être prévu au contrat. Un bailleur qui demande un paiement trimestriel renonce donc au dépôt.

Le montant doit être inscrit dans le bail et ne peut pas être revu en cours de contrat, ni au renouvellement. Une révision du loyer sur l'indice de référence des loyers ne fait pas monter le dépôt : il reste figé au montant signé au départ, même si le loyer a augmenté pendant six ans. La même interdiction s'applique au passage d'un bail vide à un bail meublé sur le même logement : il faut un nouveau contrat pour que le plafond de deux mois s'applique. Le montant et la date de versement du dépôt de garantie figurent parmi les mentions obligatoires du contrat type, que reprennent nos modèles de bail meublé.

Ce que le bailleur peut retenir, et avec quelles pièces

Le dépôt garantit l'exécution des obligations du locataire. Le bailleur peut donc en déduire les sommes qui lui restent dues, à condition de les justifier. Une retenue annoncée sans pièce jointe n'a aucune valeur en cas de contestation.

• Les loyers et les charges impayés, y compris le solde d'une régularisation annuelle.
• Les réparations locatives non effectuées avant le départ : joints, peintures dégradées, remplacement d'équipements abîmés.
• Les dégradations constatées à la sortie et absentes de l'état des lieux d'entrée.
• Le remplacement des clés non restituées.
• Les frais de nettoyage lorsque le logement est rendu dans un état manifestement sale.

Les justificatifs admis sont les états des lieux d'entrée et de sortie, des photos datées, des factures, des devis d'entreprise, un constat d'huissier, ou le décompte chiffré des loyers restés impayés. Le bailleur adresse au locataire un décompte écrit : montant du dépôt, détail de chaque retenue, solde versé. Le juge écarte les retenues forfaitaires et les montants arrondis sans pièce à l'appui.

La vétusté reste à la charge du bailleur

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 définit la vétusté comme l'usure ou la détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et équipements du logement. Elle n'est pas imputable au locataire. Une moquette posée il y a douze ans, une peinture ternie par huit ans d'occupation, un joint de douche en fin de vie : ce sont des charges du propriétaire, pas des retenues sur le dépôt.

Pour éviter la discussion, les parties peuvent convenir dans le bail d'appliquer une grille de vétusté. Le décret impose qu'elle soit issue d'un accord collectif de location, national ou local. Une grille attribue à chaque poste une durée de vie théorique et un abattement annuel : si la grille retient sept ans pour les peintures, un locataire parti au bout de quatre ans ne supporte qu'une fraction du coût de remise en peinture, même s'il a dégradé les murs. Le reste est de la vétusté.

Immeuble collectif : la provision de 20 % en attente des comptes

Quand le logement se trouve dans un immeuble collectif, le bailleur ne connaît pas toujours le montant exact des charges au moment du départ. Les comptes de l'immeuble ne sont arrêtés qu'une fois par an, en assemblée générale lorsqu'il s'agit d'une copropriété. La loi prévoit alors une soupape.

Le bailleur établit un arrêté des comptes provisoire et peut conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt de garantie, dans l'attente de l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. Il restitue le reste dans le délai normal d'un ou deux mois. Une fois les comptes approuvés, il régularise et verse le solde dans le mois qui suit.

• La provision doit être justifiée : un document chiffré estimant le reliquat probable de charges, pas une mention vague dans un courrier.
• Le plafond de 20 % s'apprécie sur le dépôt, pas sur les charges. Pour un dépôt de 900 €, la provision ne peut pas dépasser 180 €.
• Les deux parties peuvent convenir de solder immédiatement les comptes sans attendre l'arrêté annuel. C'est souvent plus simple quand les provisions versées couvrent déjà les charges réelles.

Cette provision n'a de sens que si la régularisation annuelle des charges est tenue à jour. Un bailleur qui suit ses décomptes au fil de l'eau sait en général, dès le départ du locataire, s'il reste un solde à récupérer ou à rendre.

Retard : la majoration de 10 % du loyer par mois entamé

Passé le délai, le dépôt restant dû est majoré d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard. Un mois entamé compte pour un mois entier. La majoration s'applique de plein droit, sans que le locataire ait à envoyer de mise en demeure au préalable.

Une exception : la majoration n'est pas due lorsque le retard vient du locataire qui n'a pas communiqué sa nouvelle adresse. Le bailleur qui ne sait pas où envoyer le chèque doit pouvoir en apporter la preuve, par exemple un courrier retourné ou l'absence de réponse à une demande écrite d'adresse.

Côté bailleur, la parade tient en une ligne : noter la date de remise des clés sur un document signé des deux parties, et traiter le solde avant l'échéance. Le coût d'un oubli de deux mois sur un loyer de 1 200 € atteint 240 €.

Les recours du locataire quand le dépôt n'arrive pas

Le locataire qui n'a rien reçu à l'échéance, ou qui conteste les retenues, dispose d'une marche à suivre en trois temps. Chaque étape doit laisser une trace écrite, utile à la suivante.

1. La mise en demeure. Une lettre recommandée avec avis de réception rappelant la date de remise des clés, le montant du dépôt, le délai applicable et la majoration de 10 % par mois entamé. Elle fixe par écrit le point de départ du délai, le montant réclamé et la date à laquelle la majoration commence à courir.
2. La conciliation. La commission départementale de conciliation, paritaire et gratuite, est compétente pour les litiges de dépôt de garantie. Sa saisine se fait par lettre recommandée auprès de la commission du département où se situe le logement, avec les états des lieux en pièces jointes. Le recours à un conciliateur de justice est une autre voie.
3. Le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire dont dépend le logement. Pour une demande ne dépassant pas 5 000 €, l'article 750-1 du code de procédure civile impose, à peine d'irrecevabilité, une tentative préalable de résolution amiable : conciliation, médiation ou procédure participative. Il faut donc conserver la preuve de la démarche amiable.

L'action se prescrit par trois ans, délai fixé par l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 pour les actions nées du contrat de location. Passé ce délai, le locataire ne peut plus réclamer son dépôt. Les ADIL, présentes dans la plupart des départements, renseignent gratuitement les deux parties sur ces démarches.

Dépôt de garantie et caution : deux choses différentes

Dans la conversation courante, « la caution » désigne presque toujours la somme versée à l'entrée. Juridiquement, c'est faux, et la confusion crée de vrais malentendus au moment de la restitution.

Conséquence pratique : le garant ne récupère rien à la sortie, puisqu'il n'a rien versé. Le dépôt est restitué au locataire, pas à la personne qui s'est portée caution, même si c'est elle qui a fait le virement à la signature. Et un bailleur peut parfaitement exiger les deux : un dépôt de garantie et un acte de cautionnement, sauf s'il a souscrit une assurance loyers impayés sur le même bail, auquel cas le cumul est en principe interdit pour les locataires autres qu'étudiants ou apprentis.

Garder une trace écrite de chaque étape

Les litiges sur le dépôt de garantie se jouent sur des pièces, pas sur des souvenirs. Quatre documents suffisent à couvrir la quasi-totalité des situations : le bail mentionnant le montant du dépôt, l'état des lieux d'entrée photographié, l'état des lieux de sortie établi dans les mêmes conditions, et le décompte de restitution envoyé au locataire.

Un cinquième élément compte autant : la preuve de la date de remise des clés, puisque c'est elle qui déclenche le délai. Un simple récépissé signé des deux parties, ou l'accusé de réception du recommandé, évite toute discussion ultérieure sur le point de départ.

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