Logiciel de gestion locative pour propriétaires bailleurs et SCI

À quoi sert un logiciel de gestion locative

Un logiciel de gestion locative centralise la vie administrative de vos locations : il génère les échéances de loyer, produit les appels de loyer et les quittances, enregistre les encaissements, calcule la révision annuelle du loyer, répartit les charges et prépare les chiffres de la déclaration. Vous restez le gestionnaire du bien ; l'outil fait le travail répétitif et conserve la trace de ce qui a été envoyé, payé ou réclamé.

Concrètement, un bailleur qui gère trois logements passe la plupart de son temps sur une poignée de tâches qui reviennent chaque mois ou chaque année :

• Émettre le document de loyer au bon moment, avec le bon montant et le bon détail loyer / charges.
• Pointer les virements reçus et repérer celui qui manque.
• Relancer un locataire en retard, avec une date et une trace écrite.
• Appliquer la révision annuelle quand le bail la prévoit.
• Régulariser les charges une fois par an, provisions contre dépenses réelles.
• Rassembler loyers encaissés, travaux, intérêts d'emprunt et taxe foncière au moment de la déclaration.

Aucune de ces tâches n'est difficile. Prises ensemble, sur plusieurs lots et plusieurs années, elles produisent des oublis : une quittance jamais envoyée, une révision passée à la trappe, un justificatif introuvable deux ans plus tard. C'est ce que le logiciel évite.

Ce qu'un logiciel remplace : le tableur, les relances, l'agence

La plupart des bailleurs partent d'un tableur et d'un modèle de quittance en traitement de texte. Cela fonctionne tant que rien ne bouge. Un changement de locataire en cours d'année, une régularisation de charges, un loyer payé en deux fois, et le fichier devient difficile à relire. L'autre option est le mandat de gestion confié à une agence : le travail disparaît de votre agenda, mais il se paie en pourcentage des loyers, chaque mois, tant que le bien est loué.

Les honoraires de gestion courante ne sont pas plafonnés par la loi. Ils se situent souvent entre 6 et 10 % TTC des loyers encaissés selon l'agence et la ville, auxquels s'ajoutent en général les frais de mise en location à chaque nouveau bail et, en option, la garantie loyers impayés. Voici l'ordre de grandeur sur un logement loué 800 € par mois, soit 9 600 € de loyers par an :

Le logiciel ne se compare donc pas à l'agence sur le même terrain. L'agence vend du temps en moins ; le logiciel vend de la fiabilité et des documents prêts à l'emploi, pour un coût fixe qui ne dépend pas du montant de vos loyers.

Les fonctions minimales à exiger

Un outil qui se présente comme un logiciel de gestion locative devrait couvrir au moins six domaines. En dessous, vous continuerez à tenir un tableur en parallèle, ce qui annule l'intérêt de l'outil.

Quittances et appels de loyer

L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande, avec le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges. En cas de paiement partiel, c'est un reçu qui est délivré. L'envoi par voie dématérialisée suppose l'accord du locataire. Un logiciel doit produire ces documents au format PDF, les dater, les archiver et gérer l'envoi. Le détail des mentions est repris dans notre guide de la quittance de loyer.

Suivi des encaissements et relances

Chaque échéance doit pouvoir être marquée payée, partiellement payée ou impayée, avec la date réelle du virement. Le solde de chaque locataire se lit alors d'un coup d'œil, et la relance s'appuie sur un montant exact plutôt que sur un souvenir.

Révision du loyer sur l'IRL

La révision annuelle n'est possible que si le bail contient une clause de révision, elle ne peut intervenir qu'une fois par an, et la hausse est limitée à la variation de l'indice de référence des loyers publié par l'Insee. Si le bailleur ne la manifeste pas dans l'année, il est réputé avoir renoncé à la clause pour l'année écoulée. Pour les baux conclus, renouvelés ou tacitement reconduits depuis le 24 août 2022 en France métropolitaine, la révision est interdite si le logement est classé F ou G au DPE ; outre-mer, la même règle vaut pour les baux conclus, renouvelés ou reconduits depuis le 1er juillet 2024. Le calcul et l'avis de révision sont détaillés dans le guide de la révision du loyer.

Régularisation des charges

Les provisions encaissées doivent être confrontées une fois par an aux dépenses réelles. Un mois avant la régularisation, le bailleur adresse au locataire un décompte par nature de charges et tient les justificatifs à sa disposition. L'action en paiement des charges se prescrit par trois ans. Un logiciel doit calculer le solde, produire le décompte et le rattacher à l'échéance correspondante.

Comptabilité et déclaration

Au-delà de 15 000 € de revenus fonciers bruts par an au niveau du foyer fiscal, le micro-foncier n'est plus possible et le régime réel s'applique. Le micro-foncier est par ailleurs fermé à qui ne détient que des parts de SCI sans louer aucun logement nu en direct. Au régime réel, il faut ventiler les charges déductibles, pas seulement additionner les loyers. L'outil doit produire un récapitulatif annuel par bien et par société, et des exports exploitables.

Documents et archivage

Baux, états des lieux, diagnostics, assurances, factures de travaux : tout doit se ranger au même endroit que la location à laquelle cela se rapporte, et ressortir des années plus tard.

Comment choisir selon votre situation

Les besoins d'un bailleur avec un studio et ceux d'un gérant de deux SCI n'ont rien à voir. Cinq questions suffisent le plus souvent à trancher.

1. Combien de biens ? En dessous de trois lots, une version gratuite bien faite couvre l'essentiel. Au-delà, la régularisation des charges et la comptabilité deviennent le vrai sujet.
2. Détention en nom propre ou en société ? Si vous détenez via une ou plusieurs SCI, il faut des bilans séparés par société, pas un total global. C'est un point sur lequel beaucoup d'outils généralistes s'arrêtent : voir notre page logiciel de gestion pour SCI.
3. Location nue ou meublée ? Le bail, la durée, le mobilier obligatoire et le régime fiscal diffèrent. Vérifiez que l'outil connaît les deux et ne force pas tout dans le moule de la location nue.
4. Voulez-vous un espace locataire ? Un accès où le locataire retrouve seul ses quittances supprime une bonne partie des e-mails. Si vos locataires ne sont pas à l'aise avec le numérique, cela compte moins.
5. Comment récupérez-vous vos données ? C'est le critère le plus négligé. Avant de saisir trois ans d'historique, vérifiez que vous pourrez tout ressortir : documents PDF, écritures comptables, exports CSV ou Excel, FEC. Un outil dont on ne peut pas sortir est un risque.

Ce que fait RentFlow

RentFlow est un logiciel français de gestion locative destiné aux propriétaires bailleurs et aux SCI. Vous déclarez vos biens, vos propriétaires et vos locations ; les échéances de loyer sont ensuite générées automatiquement selon la périodicité du bail, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Les appels de loyer et les quittances sortent en PDF, s'envoient par e-mail et se relancent. Les encaissements hors loyer, comme la refacturation de la taxe foncière ou une facture exceptionnelle, s'enregistrent sur la même location.

Une fois par an, l'outil calcule la régularisation des charges et la révision du loyer sur l'IRL, avec l'avis de révision en PDF. Côté locataire, un espace dédié donne accès aux quittances et aux documents, avec une messagerie et des notifications. Les états des lieux se font en ligne avec photos, et les baux se génèrent puis se téléchargent au format Word.

Sur le volet patrimonial et financier, RentFlow estime la valeur des biens à partir des données DVF et le loyer de marché à partir de la carte des loyers de l'ANIL, propose un simulateur de rentabilité, et tient un tableau de bord avec cash-flow et patrimoine net. La comptabilité couvre la préparation de la déclaration et les exports FEC, CSV et Excel, avec des bilans séparés par société pour les détentions multi-SCI. La facturation électronique Factur-X est gérée sur les baux soumis à TVA. Une partie de ces fonctions relève de l'abonnement Pro : le détail figure dans le tableau plus bas.

Ce que RentFlow ne fait pas

RentFlow n'est pas un mandat de gestion. Vous restez le gestionnaire de vos locations : c'est vous qui décidez, qui envoyez et qui dialoguez avec vos locataires. L'outil prépare les documents et les calculs, il n'agit pas à votre place.

• Pas de recherche de locataire, pas de diffusion d'annonce, pas de visite.
• Pas de sélection ni de vérification des dossiers de candidature.
• Pas d'intervention sur place : travaux, sinistres, rendez-vous avec les artisans.
• Pas de procédure de recouvrement ni de représentation en justice.
• Pas de conseil juridique, fiscal ou patrimonial personnalisé : RentFlow n'est ni avocat, ni expert-comptable, ni agent immobilier.
• Pas de garantie de conformité : les documents produits sont des outils de travail, dont vous restez responsable.

Si vous cherchez à vous décharger complètement de la gestion, c'est un mandat de gestion en agence qu'il vous faut, pas un logiciel.

Gratuit ou Pro : les fonctions et le tarif

RentFlow est gratuit jusqu'à deux biens, sans carte bancaire, avec les fonctions de base. Au-delà, ou pour accéder aux fonctions avancées, l'abonnement Pro coûte 19,90 € par mois ou 199 € par an, sans engagement et résiliable en ligne.

Le périmètre gratuit n'est pas une période d'essai qui expire : il reste accessible tant que vous ne dépassez pas deux biens. Le détail de ce qui est couvert sans abonnement est repris sur la page logiciel de gestion locative gratuit. Les outils de calcul avancés, eux, relèvent de l'abonnement Pro et supposent un compte.